As pessoas quando pensam em processos judiciais, logo pensam em prazos enormes, burocracia, decisões controversas, fases e acontecimentos, sob o ponto de vista do leigo toda esta burocracia não possui nenhum sentido. Evidente que este é o retrato da estrutura judicial no Brasil, se por um lado, existe um real esforço na melhoria do desempenho geral, seja no que se refere a volumes ou no tocante a tempo de resposta do judiciário, é verdade também que o Brasil está longe de atingir o satisfatório. Esta é uma realidade que certamente perdurará um bom tempo para ser resolvida, e totalmente dependente de vontade política e esforço de todos os envolvidos.
Portanto, sabemos que a complexidade existe e se estiver aliada a grandes volumes, significa dizer que estamos no caos. As empresas que possuem grande número de processos possuem grande dificuldade na gestão, seja pela quantidade a qual estas empresas estão expostas, principalmente na justiça do trabalho ou porque para estas empresas existe mais um elemento a ser gerido na relação corporação, a justiça.
Ainda existem empresas que possuem grande quantidade de clientes e colaboradores e neste caso surge uma situação ainda mais crítica, o contencioso de massa. Para estes, o controle passa a ser desesperador, algumas empresas recebem diariamente dezenas senão centenas de ações em um único dia. Defender-se, controlar e vencer, passa a ser uma tarefa quase desumana.
É verdade que houve avanços tecnológicos que permitiram melhorias, como sistemas de controle de processos que automatizaram o acesso para os escritórios credenciados e controlam o fluxo de eventos. Porém quando imaginamos este volume e os diversos impactos que podem causar a uma empresa, notamos que existem poucas empresas com processos de negócio estruturados de forma consistente e inovadora, e o pior é que pouquíssimas soluções de software robustas para suprir este cenário. Existem ações de milhões de reais e basta uma única falha de cadastro para decretar a perda de um prazo e consequentemente a perda da ação. Ao deixar de atender uma única liminar, os responsáveis por uma empresa estão sujeitos a prisão por descumprimento judicial.
Para complementar este quadro, normas nacionais e internacionais cobram controles mais assertivos e a empresa exerce pressão para atingir resultados e reduzir custos. Surge então a pergunta que parece sem resposta: Existe saída? Por incrível que possa parecer a resposta é sim, não que seja fácil, porque de fato gerir contencioso de massa nunca será, mas existem hoje processos de negócio e ferramentas que podem resolver grande parte dos problemas e ir até mais longe, propiciando a geração de resultados positivos para empresa com reflexos até no balanço, via redução de custos, aumento do desempenho na justiça, redução de pagamentos indevidos e gestão da provisão de acordo com SOX e IRFS.
Parece sonho, mas não é, muito do que falamos está também nas mãos da própria empresa. Muitas vezes, as empresas implantam novas soluções tecnológicas porém continuam a praticar processos de negócio antiquados, alguns com mais de 20 anos. Portanto a primeira frente a atacar são os processos de negócio, depois automatizar.
O segundo passo é a adoção de sistemas robustos, capazes não apenas de controlar o processo, até porque isto o próprio escritório deverá fazê-lo, mas gerir toda a cadeia, desde a entrada até o encerramento. Isto significa passar e gerir automaticamente passos importantes como a virtualização dos documentos, geração de subsídios de defesa, distribuição das ações para os escritórios com maior desempenho e menor custo, respeitando sua capacidade de produção e qualidade. Cabe automatizar os processos financeiros e automatizá-los como por exemplo os honorários e também toda a tratativa de adiantamentos, reembolso e prestação de contas na plataforma WEB e com alçadas de aprovação. Além disso, cabe também gerir as provisões automaticamente baseada em artefatos gerados pelos próprios históricos, ou seja, provisionar por diversos critérios e baseados no que ocorreu e oferecer maior transparência para gestores e acionistas, afinal, não é isto que prega a SOX e não são estes os objetivos da nova legislação contábil do IRFS ?
É importante automatizar o controle de correção dos valores e gerir de forma contundente o importante patrimônio da empresa, os depósitos judiciais e outras garantias, e toda rotina de acordos e efetivamente controlá-los, reabrindo a ação sempre que descumpridos. Enfim, existe muita coisa a ser feita e a pergunta retorna: Existe solução? A Resposta é sim, e novamente reiteramos que não é fácil, mas factível. Existe hoje uma tendência irreversível nas empresas de terceirizar totalmente o processo de negócio mantendo apenas a Inteligência, por exemplo, existem departamentos jurídicos de grande porte que terceirizaram as pessoas de cadastro, o sistema e a infra-estrutura, inclusive links e local físico e que adotaram este modelo mantendo advogados estratégicos, responsáveis pelas estratégias do departamento.
Evidente que este modelo muda drasticamente a forma de contratação e aquisição, pois ao invés de software contrata-se serviços que devem ser pagos de acordo com desempenho, sejam indicadores de resultados ou indicadores da saúde dos processos de negócio.
No momento da contratação se determina o SLA de processos de negócio como por exemplo, tempo de cadastro de iniciais e de cadastro de subsídios, além é claro, do SLA de disponibilidade da aplicação e manutenção. Por outro lado, o fornecedor é remunerado por algum elemento, como por exemplo o número de processos ativos e entrantes.
Evidente que o perfil da empresa contratada muda e deve ser o de uma empresa forte, com experiência em projetos de grande porte e em prestação de serviços e o mais importante, possuir uma solução baseada em processos de negócios (Workflow) com bastante flexibilidade.
Enfim, a notícia boa é que existe luz no fim do túnel, basta olharmos à frente e procurarmos soluções.
