O Conselho da Justiça Federal (CJF) realizou no dia 18 de dezembro de 2007 seu terceiro descarte de documentos administrativos, eliminando desta vez 2.837 documentos. Com esse descarte, foram liberados 8 m2 de área, gerando economia de 08 estantes de aço, 275 caixas de arquivo, 2.000 prendedores plásticos de processo e outros materiais.

A eliminação foi autorizada pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos do CJF, composta por servidores do órgão.O procedimento visa eliminar os documentos avulsos (ofícios, memorandos, relatórios, listagens, etc) e processos administrativos produzidos e recebidos pelo órgão sobre assuntos que estão com sua temporalidade cumprida e não possuem valor histórico, fiscal ou probatório.

O acervo para o descarte foi analisado, avaliado e selecionado de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) aprovados pelas Resoluções do CJF n. 217/99 e 393/04.

Neste terceiro descarte foram eliminados processos de pagamento de serviços, diárias, aquisição de material de consumo e permanente, além de documentos avulsos sobre os mesmos assuntos, produzidos entre 1980 e 1994. Segundo a chefe da Seção de Arquivo do CJF e coordenadora da Comissão Permanente, Eloíza Rocha Pereira, havia uma grande quantidade de documentos mais antigos a serem analisados e que já perderam o prazo de validade há muito tempo, mas só agora estão sendo eliminados. A intenção é que esse passivo seja cada vez mais reduzido e que nos próximos descartes sejam analisados os documentos de 1998 até os dias atuais.

Esse procedimento permitirá abrir espaço nas estantes para novos processos, já que a mudança do CJF para a sede do Superior Tribunal de Justiça não permite uma ampliação das instalações do arquivo para recebimento dos documentos produzidos dia-a-dia. De acordo com Eloíza Pereira, além da liberação de espaço físico, o descarte realizado de acordo com as técnicas arquivísticas adequadas facilita a identificação dos documentos históricos, relacionados aos 41 anos de existência do Conselho.

Ela lembra que a eliminação se configura ainda em mais uma iniciativa de gestão ambiental responsável, uma vez que os documentos eliminados serão encaminhados para reciclagem do papel, contribuindo para evitar o corte de árvores. A cada tonelada de papel reciclado são preservadas seis árvores de dez anos de idade.

“O objetivo maior dessa eliminação é otimizar os recursos físicos utilizados na guarda dos acervos”, explicou Eloíza Pereira. Além do ganho ambiental e da economia de recursos físicos, a eliminação de documentos destaca a redução de espaço físico ocupado pelos papéis sem uso e a facilidade em localizar documentos, já que a redução do seu volume permite organizá-los melhor e de forma mais rápida.

A eliminação de documentos é realizada de maneira uniforme em toda a Justiça Federal, sendo que todos os tribunais regionais federais já formaram as suas Comissões de Avaliação de Documentos e estão descartando tanto documentos administrativos quanto alguns tipos de processos judiciais transitados em julgado.

O primeiro descarte de documentos do CJF ocorreu em 2006 e o segundo em fevereiro de 2007. Em março deste ano a Comissão dará início ao 4o descarte de documentos, cuja listagem de eliminação está sendo concluída.

Números do terceiro descarte:

·Processos analisados: 5.000 processos;

·Total de documentos eliminados: 2.837 (avulsos + processos);

·Processos encaminhados para guarda permanente retirados de lista: 01 processo;

·Processos encaminhados para guarda permanente (arquivo histórico) por amostragem: 200 processos;

·Metragem liberada (espaço ocupado pelos processos eliminados): 56 metros lineares de estantes ou 8 m2 de área;

·Peso dos documentos eliminados/toneladas de papel: +- 500 kg;

·Número de caixas arquivo liberadas: 275 caixas-arquivo;

·Número de estantes de aço liberadas: 08 estantes de aço fixas;

·Número de prendedores de plásticos de processo: 2.000 garras plásticas.