“Todo processo de suprimento de bens e serviços é executado visando garantir a qualidade, reduzir prazos de entrega e custos.” Esse é um dos quarenta e dois princípios definidos nas Políticas e Diretrizes de Suprimento de Bens e Serviços do TJMG.

As novas diretrizes estabelecidas fazem parte da padronização da Diretoria Executiva da Gestão de Bens, Serviços e Patrimônio (Dirsep), instituída pela Portaria 1.834/2005, e são o resultado da implantação da nova política, aprovada em outubro último, pelo Comitê Estratégico de Gestão Instititucional.

A definição das políticas e a padronizaçao dos processos de trabalho de duas das gerências da Dirsep – Gerência de Suprimento e Controle Patrimonial (Gesup) e Gerência de Compra de Bens e Serviços (Gecomp), foi resultado do trabalho desenvolvido pela equipe de gestores daquela Diretoria em parceria com consultoria técnica contratada.

A equipe garante que os procedimentos definidos nas novas diretrizes, que já começaram a ser implantados, irão conferir maior agilidade, transparência e economia aos processos de aquisição de materiais e serviços no Tribunal.

Agilidade

A partir de fevereiro de 2006, todos os pedidos de materiais e serviços deverão ser encaminhados à Gerência de Suprimento e Controle Patrimonial (Gesup).

Com a padronização da nova rotina, a Gesup, que já controla todo o suprimento de materiais catalogados (estocáveis), irá controlar também o suprimento de produtos não-catalogados, para a 1ª e 2ª instâncias.

Os pedidos de materiais não-catalogados assim como os de serviço serão previamente analisados pela Gesup, codificados e registrados em sistema próprio e, em seguida, encaminhados à Gecomp, que cuidará do processamento da aquisição. Após a compra, a Gesup se encarregará do recebimento, da aferição da qualidade do material e, na etapa final, da entrega ao solicitante.

Uma das inovações é que todas as etapas de suprimento serão gerenciadas pelas áreas envolvidas por meio do Sistema Integrado de Suprimento (Sisup). Desenvolvido pela Diretoria Executiva de Informática, esse programa integrará os sistemas de compras, suprimento, almoxarifado, controle patrimonial, cadastro de fornecedores e contratos.

Novos formulários

Todas as solicitações de bens e serviços serão formalizadas em formulários padronizados, o que permitirá o melhor detalhamento do material não-estocável a ser adquirido e a definição clara e precisa do serviço a ser contratado, além de constar a justificativa da solicitação.

Para as requisições de material estocável, na 2ª Instância e Comarca da Capital, o Catálogo de Materiais já está disponível na intranet. A expectativa é que, já no início de 2006, as demais requisições (materiais não-catalogados e serviços) possam também ser feitas virtualmente.

Para as comarcas do interior, a possibilidade de utilização de formulários eletrônicos, prevista para meados de 2006, depende ainda da viabilidade técnica do sistema de informatização do TJMG. Assim, por enquanto, todas as requisições devem ser feitas por meio dos novos formulários impressos – Guia de Requisição de Material Catalogado de Consumo e Permanente (cód. 10.25.014-0), Guia de Requisição de Material Não-catalogado (cód.10.25.087-5) e Guia de Requisição de Serviços (cód.10.25.088-3).

Importante observar que a rapidez no atendimento às solicitações de bens e serviços começa na emissão dos pedidos, que devem ser corretamente preenchidos, para evitar atrasos no processamento ou mesmo a sua devolução ao demandante. A clareza das informações prestadas nas requisições garante a agilidade do processo de análise da solicitação e, conseqüentemente, do seu atendimento.